Mailchimp voor je mails. Calendly voor je afspraken. Excel als klantenlijst. WordPress voor je site. Een Google Form voor aanvragen. WhatsApp voor alles tussendoor.

Het werkt. Ongeveer. Tot een klant tussen twee tools in valt.

Je weet allang dat het simpeler kan. Toch blijf je zitten. Logisch, want overstappen voelt als verhuizen. Alles in dozen, alles kwijt, en een week niks kunnen vinden.

Dat hoeft niet. In dit artikel lees je hoe je in vier weken overstapt, stap voor stap, terwijl je gewoon doorwerkt.

Waarom je blijft zitten

Er zijn drie redenen, en ze zijn alle drie begrijpelijk.

Je bent bang iets kwijt te raken. Je klanten, je mails, je afspraken. Alles wat je in jaren hebt opgebouwd.

Je hebt er geen tijd voor. Overstappen klinkt als een project. En jij hebt al een bedrijf te runnen.

Het werkt nog. Niet goed, maar het werkt. En wat werkt, laat je liever staan.

Alle drie zijn ze terecht. Maar ze gaan uit van één grote verhuizing in één weekend. En zo hoeft het niet.

Wat het je nu kost

Pak er even een pen bij. Er zijn twee rekensommen.

De eerste is makkelijk. Tel je abonnementen op. Mailtool, agenda, formulieren, website, chat. Zet de bedragen per maand onder elkaar.

De tweede is de duurste. Hoeveel minuten ben je per dag kwijt aan overtypen, zoeken en schakelen? Een naam uit een formulier in Excel zetten. Een afspraak uit WhatsApp in je agenda zetten. Een mail zoeken die ergens in een andere inbox staat.

Reken het om naar uren per maand. En dan naar wat een uur van jou waard is.

Daar komt nog iets bij dat je niet ziet. De aanvragen die blijven liggen omdat ze op een plek binnenkwamen waar je die dag niet keek.

Het stappenplan, week voor week

Je zet niet alles tegelijk over. Je begint met wat het meeste pijn doet. Elke week gaat er een tool uit.

Week 0. Zet alles op een rij

Maak een lijstje. Welke tools heb je? Wat doet elke tool? Wie in je team gebruikt hem? Wat kost hij?

Je ziet meteen welke tools hetzelfde doen. Daar zit je eerste winst.

Week 1. Je inbox en je agenda

Begin bij de plek waar klanten binnenkomen. Koppel je mail, WhatsApp en social berichten aan één inbox. Zet je agenda op dezelfde plek, met een link waarmee klanten zelf een afspraak plannen.

Vanaf nu staat elk bericht op één plek, met de naam van de klant erbij.

Week 2. Je klantgegevens

Zet je klantenlijst over. Uit Excel, uit je oude CRM of uit je mailtool. Dat gaat met een import, niet met overtypen.

Controleer daarna tien klanten steekproefsgewijs. Klopt het? Dan is je oude lijst klaar.

Week 3. Je mails en je opvolging

Zet je nieuwsbrief en je vaste mails over. Bouw één automatische opvolging, bijvoorbeeld een bevestiging na elke aanvraag. Niet tien. Eén die werkt.

Mailcampagnes en automatische opvolging zitten in Glowedge vanaf het pakket Groeien.

Week 4. Je website, formulieren en betalingen

Zet je formulieren over, zodat aanvragen direct in je inbox en klantenlijst landen. Daarna je website en je betaallinks.

Pas als alles een week goed loopt, zeg je de oude abonnementen op.

Wat je níet hoeft te doen

Je hoeft niet alles in één weekend te doen. Je hoeft niet alles tegelijk op te zeggen. En je hoeft niet elke tool te vervangen. Je boekhouding mag gewoon blijven waar hij is.

Het doel is niet nul tools. Het doel is één plek waar je klanten binnenkomen en waar je werkt.

Zo begin je

Wil je eerst weten waar bij jou de meeste tijd weglekt? Doe de gratis groeianalyse. Je ziet dan per onderdeel wat je kunt samenvoegen.

Wil je het zelf proberen? De eerste 30 dagen kost Glowedge 1 euro per dag. Geen set-upkosten, maandelijks opzegbaar.

Liever dat het voor je klaarstaat? Dan zetten wij het in vier weken voor je over, in dezelfde volgorde als hierboven.