Jouw gegevens, jouw regels

Laatst bijgewerkt: augustus 2026

1. Wie wij zijn

Glowedge is gevestigd in Nederland en is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in dit privacybeleid worden beschreven. In dit privacybeleid noemen wij onszelf "Glowedge", "wij" of "ons".

Wij zijn bereikbaar via [email protected].

Dit privacybeleid geldt voor:

• de website glowedge.io en alle subdomeinen;
• het Glowedge-platform waarmee klanten hun marketing, sales, service, handel, content en data beheren;
• alle communicatie die u met ons voert, per e-mail, telefoon, chat of via formulieren.

2. Onze rol: verantwoordelijke of verwerker

Voor gegevens die wij verzamelen via onze website, onze eigen marketing en onze klantrelatie zijn wij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Voor gegevens die onze klanten in het Glowedge-platform invoeren of verzamelen, zoals contactgegevens van hun eigen klanten, berichten, afspraken en betalingen, is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de klant, op basis van een verwerkersovereenkomst. Het privacybeleid van de betreffende klant is dan van toepassing. Vragen over die gegevens stelt u aan de organisatie waarmee u contact heeft gehad.

3. Welke gegevens wij verzamelen

Gegevens die u zelf aan ons geeft

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam wanneer u een formulier invult, een afspraak inplant, een account aanmaakt, een nieuwsbrief aanvraagt of contact met ons opneemt.
• Factuur- en betaalgegevens wanneer u een abonnement afsluit. Betaalgegevens zoals kaartnummers worden verwerkt door onze betaaldienstverlener en niet door ons opgeslagen.
• Inloggegevens en instellingen van uw account.
• De inhoud van berichten die u ons stuurt.

Gegevens die wij automatisch verzamelen

• IP-adres, browsertype, apparaattype, besturingssysteem en schermresolutie.
• Bezochte pagina's, klikgedrag, verwijzende website en tijdstip van bezoek.
• Gegevens uit cookies en vergelijkbare technieken, zoals beschreven in hoofdstuk 6.

Gegevens van derden

• Openbare bedrijfsgegevens, bijvoorbeeld uit het Handelsregister of van uw bedrijfswebsite, om onze administratie te controleren en aan te vullen.
• Gegevens van partners die u naar ons hebben doorverwezen, met uw toestemming.

Als u ons gegevens van anderen geeft, bijvoorbeeld een collega die ook toegang moet krijgen, zorgt u ervoor dat u daarvoor toestemming heeft.

4. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken en op welke grondslag

Doel	Gegevens	Grondslag
Leveren van het platform en uw account beheren	Naam, e-mail, telefoon, inloggegevens, instellingen	Uitvoering van de overeenkomst
Facturatie en administratie	Naam, bedrijfsnaam, adres, factuurgegevens	Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht (belastingwetgeving)
Klantenservice en support	Contactgegevens, inhoud van uw vragen, accountgegevens	Uitvoering van de overeenkomst
Afspraken inplannen	Naam, e-mail, telefoon, gekozen tijdstip	Uitvoering van de overeenkomst of precontractuele fase
Nieuwsbrieven en aanbiedingen versturen	Naam, e-mail	Toestemming, of gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten
Website verbeteren en gebruik meten	IP-adres, browsergegevens, klikgedrag	Toestemming (analytische cookies) of gerechtvaardigd belang (geanonimiseerde statistieken)
Advertenties tonen en meten	Cookiegegevens, klikgedrag	Toestemming
Beveiliging, fraudepreventie en misbruik voorkomen	IP-adres, loggegevens, accountactiviteit	Gerechtvaardigd belang
Voldoen aan wettelijke verplichtingen	Alle relevante gegevens	Wettelijke plicht

Waar wij ons beroepen op gerechtvaardigd belang, hebben wij afgewogen of uw privacybelang zwaarder weegt. U kunt altijd bezwaar maken, zie hoofdstuk 12.

Gegevens die nodig zijn voor een account, een afspraak of een factuur zijn verplicht; zonder die gegevens kunnen wij de dienst niet leveren. Bij formulieren geven wij aan welke velden verplicht zijn. Alle overige gegevens verstrekt u vrijwillig.

5. Gebruik van kunstmatige intelligentie

Onderdelen van het Glowedge-platform maken gebruik van AI, bijvoorbeeld voor het beantwoorden van berichten, het samenvatten van gesprekken en het opstellen van teksten. Deze functies worden alleen gebruikt om de dienst aan u te leveren. Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet om algemene AI-modellen te trainen. Onze AI-leveranciers mogen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de specifieke functie die u gebruikt.

Gegevens die het platform ontvangt via Google-API's, zoals Google Workspace, worden gebruikt in overeenstemming met het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten.

Wij nemen geen besluiten over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen hebben of u anderszins wezenlijk treffen.

6. Cookies

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken op onze website. Bij uw eerste bezoek vragen wij toestemming voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn.

Noodzakelijke cookies

Deze zijn nodig om de website te laten werken en vereisen geen toestemming.

• Als u inlogt, plaatsen wij cookies om uw sessie en schermvoorkeuren te onthouden. Sessiecookies vervallen na twee dagen, schermvoorkeuren na een jaar. Kiest u voor "Onthoud mij", dan blijft u twee weken ingelogd. Bij uitloggen worden deze cookies verwijderd.
• Bij het bezoeken van de inlogpagina plaatsen wij een tijdelijke cookie om te controleren of uw browser cookies accepteert. Deze bevat geen persoonsgegevens en verdwijnt bij het sluiten van uw browser.
• Een cookie die uw cookievoorkeuren onthoudt.

Analytische cookies

Hiermee meten wij hoe de website wordt gebruikt, zodat wij deze kunnen verbeteren.

• Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.), met IP-anonimisering.
• Contentsquare (Contentsquare SAS, Frankrijk): geanonimiseerde heatmaps en sessie-opnames. Ingevulde formuliervelden en persoonsgegevens worden hierbij gemaskeerd.
• Glowedge-tracking: meet welke pagina's u bezoekt en koppelt dit aan uw contactgegevens nadat u een formulier heeft ingevuld of een afspraak heeft ingepland.

Marketingcookies

Hiermee kunnen wij en onze advertentiepartners relevante advertenties tonen en de effectiviteit van campagnes meten.

• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.).

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookie-instellingen onderaan de website. U kunt cookies ook verwijderen of blokkeren via uw browserinstellingen. Sommige onderdelen van de website werken dan mogelijk niet goed.

7. Ingesloten inhoud van andere websites

Pagina's op onze website kunnen ingesloten inhoud bevatten, zoals video's, formulieren en een afsprakenagenda. Ingesloten inhoud gedraagt zich alsof u de andere website zelf bezoekt. Die websites kunnen gegevens over u verzamelen, cookies plaatsen en uw interactie volgen.

Onze formulieren, chatwidget en afsprakenagenda zijn onderdeel van het Glowedge-platform en vallen onder dit privacybeleid.

8. Met wie wij uw gegevens delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit. Wij delen gegevens alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en alleen voor zover dat nodig is.

Verwerkers en leveranciers

• Hosting- en infrastructuurleveranciers voor het Glowedge-platform en onze website, waaronder de verzending van e-mail en sms.
• Stripe Payments Europe Ltd. (Ierland): verwerking van kaartbetalingen en automatische incasso. Betalingen per overboeking lopen via onze bank.
• Google Ireland Ltd., Meta Platforms Ireland Ltd. en Contentsquare SAS: analyse en advertenties, alleen met uw toestemming.
• Anthropic en Google: AI-functies in het platform, zoals het beantwoorden van berichten en het opstellen van teksten. Deze leveranciers gebruiken uw gegevens niet om hun modellen te trainen.

Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten die het gebruik van uw gegevens beperken en beveiliging verplichten.

Andere situaties

• Wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op bevel van een rechter of toezichthouder.
• Om onze rechten te beschermen, fraude te voorkomen of de veiligheid van het platform te waarborgen.
• Bij een fusie, overname of verkoop van (een deel van) ons bedrijf. Wij informeren u daarover vooraf.
• Wanneer u ons daarvoor toestemming geeft.

Uw telefoonnummer en uw toestemming voor sms-berichten delen wij niet met derden, met uitzondering van de aanbieders van de sms-dienst zelf.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een deel van onze infrastructuur- en AI-leveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten. Deze leveranciers zijn gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework of gebonden aan de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met extra maatregelen waar nodig. Wilt u een overzicht van deze leveranciers of een kopie van de gebruikte waarborgen, neem dan contact met ons op.

10. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld.

Gegevens	Bewaartermijn
Accountgegevens van klanten	Tot 90 dagen na beëindiging van het abonnement, daarna verwijderd
Gegevens die klanten in het platform invoeren	Zolang het account actief is, daarna 90 dagen om export mogelijk te maken
Factuur- en betaalgegevens	7 jaar na afloop van het boekjaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
Contactformulieren en afspraakverzoeken	Maximaal 2 jaar na het laatste contact
Nieuwsbriefinschrijving	Tot u zich uitschrijft
Supporttickets en e-mailcorrespondentie	Maximaal 12 maanden na afhandeling
Serverlogs en beveiligingslogs	Maximaal 12 maanden
Analytische gegevens	Maximaal 14 maanden

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens. Geanonimiseerde statistieken kunnen wij onbeperkt bewaren.

11. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Denk aan versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag, toegangsbeheer op basis van rollen, tweestapsverificatie voor beheerdersaccounts en regelmatige back-ups. Onze leveranciers zijn contractueel verplicht vergelijkbare maatregelen te nemen.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Vermoedt u dat uw account is gecompromitteerd, neem dan direct contact met ons op via [email protected].

12. Uw rechten

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben.
• Rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: u kunt vragen uw gegevens te wissen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: u kunt vragen de verwerking tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld tijdens een geschil.
• Overdraagbaarheid: u kunt uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen om ze elders te gebruiken.
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing.
• Toestemming intrekken: heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken. Dit heeft geen gevolgen voor verwerking die vóór de intrekking plaatsvond.

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Wij reageren binnen één maand. Bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; wij laten u dat dan weten. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. Stuurt u daarvoor een kopie van uw identiteitsbewijs, maak dan uw BSN, pasfoto en documentnummer onleesbaar. Wij verwijderen de kopie direct na verificatie.

Uitschrijven voor nieuwsbrieven kan ook via de afmeldlink onderaan elke e-mail.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Woont u in België, dan kunt u terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit via gegevensbeschermingsautoriteit.be.

13. Kinderen

Onze diensten zijn bedoeld voor bedrijven. Wij verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Ontdekken wij dat dit toch is gebeurd, dan verwijderen wij die gegevens zo snel mogelijk. Vermoedt u dat een minderjarige ons gegevens heeft verstrekt, laat het ons weten via [email protected].

14. Links naar andere websites

Onze website bevat links naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van die websites. Lees hun privacybeleid voordat u gegevens verstrekt.

Wanneer u vanuit het platform een koppeling maakt met een externe dienst, bijvoorbeeld uw Google-, Meta- of boekhoudaccount, geeft u die dienst toestemming om gegevens uit te wisselen onder haar eigen voorwaarden. U kunt die koppeling op elk moment intrekken via de instellingen van de betreffende dienst.

15. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde wetgeving. De datum bovenaan geeft aan wanneer de laatste wijziging is doorgevoerd. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij klanten per e-mail of via een melding in het platform.

16. Contact

Vragen over dit privacybeleid of over uw gegevens? Neem contact met ons op:

Glowedge Nederland [email protected]